Logistieke oplossing van Hexapole in Zuid-Korea

In dit jubileumartikel kijken we terug op een project dat Hexapole Automatisering op het lijf was geschreven: softwarebesturing voor een logistiek sorteersysteem in Zuid-Korea. Om deze opdracht binnen te halen was overigens wel een lange adem nodig. Directeur Bas Bloemink en oud-directeur Cees Brockhus vertellen over hun ervaringen in het hele traject.

Oefening in geduld

In 2005 mocht Hexapole offertes uitbrengen voor de automatisering van meerdere sorteersystemen. Een van deze potentiële opdrachtgevers, boekendistributeur Booxen in Zuid-Korea, hakte de knoop maar niet door. Cees Brockhus: “We hadden, samen met onze technische installatiepartner EuroSort, gedetailleerde schriftelijke documentatie opgestuurd en waren al naar Zuid-Korea geweest om vragen te beantwoorden. Daarna duurde het maar en duurde het maar, dus we rekenden eigenlijk nergens meer op.” Toen kwam het verzoek uit Seoel om toch nóg een keer langs te komen. “En zo stapten wij weer gezamenlijk in het vliegtuig, een beetje tegen beter weten in, want eigenlijk konden we het project niet duidelijker presenteren dan we al hadden gedaan.”

Uitstekende voorbereiding

Drie dagen lang overlegden Brockhus en zijn EuroSort-partner in Seoel met verschillende mensen van Booxen, steeds een stapje hoger in de hiërarchie, en elke dag vertelden ze ongeveer hetzelfde verhaal. Op dag vier, kort voor de terugreis, stond een laatste ontmoeting op de agenda, met een van de hoogste Koreaanse bazen. En daar kregen ze tot hun verrassing direct te horen dat de opdracht een feit was. Met een ondertekende order kon de terugvlucht richting Nederland worden ondernomen. Brockhus: “Dat we bij Hexapole het voorbereidende werk goed hadden gedaan, bleek wel uit het feit dat we software-technisch slechts minimaal aan ons voorstel hoefden te schaven. Maar we moesten wel vol aan de bak, omdat we tegelijkertijd aan de softwarebesturing van een sorteersysteem in Engeland bouwden.”

Succesvolle klantspecifieke aanpassingen

Ook in een ander opzicht was Booxen een niet-zo-doorsnee opdrachtgever. Op het gebied van boeksortering had Hexapole al enige ervaring, maar Booxen was gespecialiseerd in de distributie van tweedehands boeken. Een grote markt in Zuid-Korea. Brockhus: “Daarvoor waren klantspecifieke aanpassingen nodig. Geen probleem uiteindelijk, want in maatwerksoftware zijn we op ons sterkst.”

Omgaan met bijzondere arbeidscultuur

In Beverwijk werd hard gewerkt aan het softwareprogramma, terwijl EuroSort in Seoel ondertussen de technische installatie neerzette. Toen dit was gerealiseerd, reisde een team van Hexapole-developers voor drie weken naar Zuid-Korea om de software te installeren en de medewerkers van Booxen te instrueren. Het betekende ook een kennismaking met een totaal andere arbeidscultuur. Tien uur per dag werken, zes dagen per week, was eerder regel dan uitzondering.

Soepele communicatie op afstand

Precies in die periode startte Bas Bloemink als softwaredeveloper bij Hexapole. Hij werd het aanspreekpunt voor Booxen: “Ik heb hen remote veel geholpen met het systeem, het gezamenlijk testen van software, uitrollen van nieuwe versies met fixes en doorspreken van nieuwe wensen. Als ik ’s ochtends op kantoor kwam, was het bij hen al laat in de middag. Het eerste wat wij dan deden was een chat opzetten, waarmee we in gebrekkig Engels met elkaar communiceerden. Remote namen wij de computersystemen in Zuid-Korea over. Op die manier voerden we analyses uit en installeerden we softwareaanpassingen. Zo werd ook deze klus tot grote tevredenheid van de klant afgerond. En mede hierdoor hebben we ons inmiddels ontwikkeld tot ICT-expert in geavanceerde sorteersystemen.”

Ben je geïnteresseerd geraakt in de maatwerk logistieke sorteeroplossingen van Hexapole Automatisering? We vertellen je er in een persoonlijk gesprek graag nog meer over.